Sie ist gekommen, um zu bleiben – die digitale Transformation der Locations

Ob Kongresscenter, Messehallen, Stadthallen oder Special-Event-Locations – alle Locations erlitten durch die Pandemie enorme wirtschaftliche Einbußen, mussten aber gleichzeitig in Hygienemaßnahmen und digitale Kommunikationstechnik investieren. Aktuell kann man sagen, dass sich die digitale Transformation der Veranstaltungslocations in vielen Bereichen vollzogen hat. Aber was sind die neuen digitalen Standards bei Locations und welche aktuellen Herausforderungen stellen sich in der kommenden Zeit?

Veranstaltungslocations sind die Grundlage für die Durchführung von Live-Veranstaltungen sowohl im Business- als auch im Freizeitbereich. In Deutschland stehen beispielsweise 10.296 Veranstaltungslocations für Veranstaltungen aller Größenordnungen zur Verfügung. Allein im Messebereich sind 3,28 Mio. Quadratmeter Ausstellungsfläche verfügbar (UFI 2018). Bis zur Corona-­Pandemie waren diese Locations gut aus­gebucht und die Kommunen planten teilweise weitere Neu- oder Ausbauten. Die Corona-Pandemie setzte diesem positiven Wachstum zunächst ein abruptes Ende. Durch Lockdown und Hygienevorschriften sank die Anzahl der Veranstaltungen und Besucher drastisch. Die Locations mussten sich Gedanken um neue Konzepte machen. Zunächst waren es rein digitale, im Verlauf der Pandemiejahre dann vor allem hybride Konzepte, die nachgefragt waren. Im Vergleich zu 2019 nahmen hybride Veranstaltungen in Deutschland um 54 % zu (Meeting- & EventBarometer Deutschland 2021). Vo­raussetzung für digitale und hybride Veranstaltungen ist eine leistungsfähige digitale Kommunikationsinfrastruktur der Location. Schnell und flexibel konnten deshalb Locations reagieren, die den Trend zur Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche bereits weit vor der Pandemie erkannt und in Hard- und Software sowie Personal investiert hatten. Viele Locations haben schließlich die Zeit der Pandemie zur Investition in Kommunikationstechnik genutzt, sodass heute festgehalten werden kann, dass die Pandemie einen deutlichen Schub für die digitale Transformation der Veranstaltungs­locations erzeugt hat. Schaut man, was an digitalen Tools und Techniken inzwischen standardmäßig von Veranstaltungslocations genutzt wird, dann wird deutlich, dass sich die Digitalisierung durch den ­gesamten Wertschöpfungsprozess von Veranstaltungen zieht.

Digitalisierung im Angebotsprozess der Location

Neben Messen, auf denen sich Locations präsentieren können, wie z. B. der IMEX, und persönlichen Empfehlungen hat die Onlinesuche eine zunehmend größere Bedeutung erlangt. Für die Präsentation der Location auf der Website sind inzwischen Videorundgänge insbesondere in Form von 360°-Rundgängen auf Basis von realen Bildern (Panoramatouren) oder als virtuelle 3D-Modellierung Standard geworden. Der Nutzer kann browserbasiert auf Geländepläne, Grundrisse, Bestuhlungsvarianten und weitere Informationen zugreifen. Um den potenzielle Kunden der Location auch ohne ­einen Vor-Ort-Besuch möglichst umfassend zu informieren, bieten sich Onlinebesichtigungen an, bei denen der Kunde in einem 1:1-Videocall mit dem Vertreter der Location einen geführten Videorundgang mit Erläuterungen erlebt. Um dem Kunden die Buchung von Veranstaltungsstätten besonders auch im Wiederholungsfall möglichst einfach zu machen, sind Onlinebuchungssysteme eine gängige Lösung, die dem Kunden die Räumlichkeiten, Verfügbarkeit und Preisangaben zur Verfügung stellen und eine Sofortbuchung möglich machen. Um die Visibilität der Location sowohl für Veranstalter als auch für potenzielle Besucher der Veranstaltung zu sichern, ist die Präsenz auf gängigen Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, YouTube, Twitter, LinkedIn usw. ein Must.

Digitalisierung im Vorbereitungsprozess der Veranstaltung

Der Einsatz von Teilnehmermanagementsystemen gehört seit Langem zur Selbstverständlichkeit im Veranstaltungsmanagement. Allerdings bieten aktuelle digitale Tools eine neue Qualität. Zum ­einen kann ein durchgängiges digitales Teilnehmermanagement vom Einladungs- und Registrierungsprozess bis zum Nachbereitungsprozess erreicht werden. Zum anderen kann das Teilnehmermanagementsystem passiv zur Verwaltung der Teilnehmerdaten und aktiv zum Dialog mit den Teilnehmern genutzt werden. Das Teilnehmermanagementsystem ist in der Regel mit dem Online-Ticketsystem verbunden. Der Veranstaltungsteilnehmer kann sich online registrieren, erhält ein digitales Ticket und mit diesem einen komfortablen und schnellen Einlass zur Live-Veranstaltung bzw. zur Onlineteilnahme. Der Dialog mit den Veranstaltungsbesuchern kann über eine Veranstaltungsplattform schon vor der Veranstaltung eröffnet werden. So können Informationen zu Ablauf, Programmänderungen oder Zusatzangeboten übermittelt werden. 

Digitalisierung in der Phase der Veranstaltungsdurchführung

Bei Live-Veranstaltungen haben sich ­mobile Veranstaltungs-Apps zur Besucherführung und Individualisierung von Informationen bewährt. Über Push-Mitteilungen kann der Veranstaltungsbesucher auf das nächste Highlight hingewiesen werden. Veranstaltungs-Apps können die digitale Interaktion zwischen den ­Besuchern durch deren Vernetzung untereinander unterstützen (Matchmaking). Eine besondere Rolle spielt der Einsatz ­digitaler Tools für die Gestaltung attraktiver, innovativer Veranstaltungen im Kongress- oder Messebereich. Dabei ist vor ­allem an interaktive Spiele, Augmented, Virtual und Mixed Reality, humanoide Roboter, Touch Displays, Chatbots, Drohnen und 3D-Projektionen in Form von Hologrammen zu denken. Besondere Herausforderungen haben sich für die Locations mit digitalen bzw. hybriden Veranstaltungskonzepten ergeben. Hier musste in professionelle Aufnahme- und Übertragungstechnik investiert werden, um Streaming von Veranstaltungen in TV-Qualität zu gewährleisten. Aber auch das entsprechende Personal musste oft neu eingestellt werden.

Digitalisierung des Nachbereitungsprozesses der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung kann der Kontakt zum Veranstaltungsteilnehmer über die Veranstaltungsplattform der Location gehalten werden und die Veranstaltung so digital verlängert werden. Wenn sich die Veranstaltungsplattform zu einer permanent bestehenden Kommunikationsplattform entwickelt, können über diese die nächsten Veranstaltungen oder Zusatzangebote angekündigt werden. Die Nutzung von Mediatheken oder sozialen Medien wie z. B. YouTube kann Veranstaltungsinhalte zeitlich unbegrenzt verfügbar machen. Die Beherrschung der digitalen Transformation ist aber nur ein Schritt bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen, vor denen die Locations ­stehen:

Da der weitere Verlauf der Corona-Pandemie unsicher ist, muss auch im Herbst/Winter 2022 weiter Aufwand für wirksame Hygienekonzepte betrieben werden.Aufgrund der unsicheren Energie­situation muss aktuell an Einsparungskonzepten gearbeitet werden, was im Hinblick auf unvergessliche Besuchererlebnisse, z. B. bei Konzerten, äußerst schwierig sein dürfte.Der Fachkräftemangel macht sich insbesondere im Bereich von quali­fizierten Veranstaltungstechnikern bemerkbar. Hier sollten die Locations auf die Ausbildung und Weiterqua­lifikation von eigenen Mitarbeitern setzen, um vom Marktangebot unabhängig zu sein.Dem Datenschutz muss infolge des wachsenden Einsatzes von digitalen Tools, wie z. B. Teilnehmer-Apps und Streaming bei hybriden Veranstaltungen, ein besonderes Augenmerk gewidmet werden.

Foto: Live-Streaming der 13. Eventkonferenz der TU Chemnitz 2021 aus dem Studio der Agentur Aventem in Hilden © Achim Kießig 2021

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Quelle: Messe & Event Magazin

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